Xuất hóa đơn điện tử là một trong những nghiệp vụ cơ bản mà kế toán mỗi doanh nghiệp cần phải nắm rõ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất nhiều kế toán thường lơ là trong bước này, dẫn đến việc hóa đơn có sai sót, lại phải tìm hiểu thêm cách thu hồi hóa đơn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhằm giúp kế toán nắm vững quy trình xuất hóa đơn trong bài viết này sẽ hướng dẫn, liệt kê chi tiết các quy định về xuất hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay.
Theo quy định, các doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải tiến hành lập hóa đơn theo đúng quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn cần phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.
Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng thì phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng kể cả trong trường hợp bán hàng hóa, dich vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải đảm bảo chặt chẽ, hợp lý, đúng theo nguyên tắc, quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.
Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua vào hoặc bán ra:
Các chứng từ cần thiết đối với một hóa đơn giá trị gia tăng mua vào hoặc bán ra bao gồm:
-Thứ nhất là: Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá), trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra);
– Thứ hai là: Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
– Thứ ba là: Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
– Thứ tư là: Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;
Lưu ý khi xuất hóa đơn:
Khi thực hiện việc xuất hóa đơn, kế toán các doanh nghiệp cần phải lưu ý:
-Thứ nhất: Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật;
– Thứ hai: Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
– Thứ ba: Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.
DN kê khai thuế cần lưu ý thuế tiêu thụ đặc biệt
Xử phạt vi phạm hành chính về phát hành hóa đơn
Như vậy, trên đây là những quy định về xuất hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua. Việc xuất hóa đơn là việc làm thường xuyên tại các doanh nghiệp, để đảm bảo việc sai sót tối thiểu, các kế toán cần nắm thật rõ quy định về việc xuất hóa đơn, tránh sai sót làm ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động của các doanh nghiệp.
Hy vọng với bài viết trên đã mang đến cho quý bạn đọc những thông tin hữu ích, phục vụ tối đa công việc trong các doanh nghiệp hiện nay. Trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, hy vọng các doanh nghiệp sẽ sớm chuyển đổi để đạt được những lợi ích sớm nhất.
